Soirée MiNET 2015

Salut à tous, si vous lisez ces lignes, c'est que la prochaine soirée MiNET n'a jamais été aussi proche. Je vous invite tout d'abord à lire les lignes de mon prédécesseur dans la rubrique suivante : Soirée MiNET 2012.

Au risque de répéter ce qu'il a écrit, la soirée MiNET est la soirée la plus attendue de toutes, elle est organisée tous les trois ans par notre belle asso, et nombreux seront ceux qui vous en parleront (j'espère, sinon c'est qu'on a mal fait notre boulot). Ces lignes vont vous expliquer tous ce qu'il faut savoir pour pouvoir organiser une soirée MiNET dans les meilleures conditions. Vous vous en doutez, je prendrais l'exemple de la soirée du bureau 2015/2016 (et comme sur la page de 2012, vous retrouverez les contacts à la fin).

Soyez attentifs, pas dans la Lune, gardez les pieds sur Terre et la tête sur les épaules, on va parler de la soirée MiNET.

Ceci est un prototype, à changer

Comme mon prédécesseur l'a indiqué, la soirée MiNET commence par les 5 W :

• Who ?
• What ?
• Where ?
• When ?
• Why ?

Si vous ne savez pas parler anglais, changez d'asso.

Je ne vous dirais pas que l'une des premières questions à vous poser, c'est qui organisera la soirée, tout simplement parce que tout le monde doit mettre la main à la pâte pour faire de cette soirée un instant inoubliable. Cependant, comme pour chaque projet à MiNET, il faut un responsable.

La tâche du respo soirée, c'est de prémâcher le boulot pour que les 5 gugusses du bureau qui n'en n'ont rien à foutre soit capable de travailler une fois qu'ils verront l'affiche J-42 sortir sur les réseaux sociaux (J-28 si ils sont particulièrement long à la détente).

Accessoirement, il sera aussi le contact principal de toute l'organisation, il connait sa soirée sur le bout des doigts et sert de contact à tout le monde, et surtout aux personnes extérieures à la soirée (notamment les professionnels…)

Ce respo, il faut le choisir, et bien le choisir, et il doit avoir certaines qualités :

1. Cette personne doit être investie à MiNET, être présente. La présence au local est au coeur de l'association, et être présent permet de pouvoir travailler sur la soirée en toutes circonstances. Il faut se dire qu'il y a d'autres projets à MiNET et que pour beaucoup, la soirée n'est qu'un des projets à MiNET, le rôle du respo est de rappeler que la soirée n'est pas un projet mais LE projet de l'année.
2. Il faut une personne proche de l'équipe, la réussite de la soirée dépend grandement de l'entente entre les staffs, j'ai vu la soirée Sprint, c'est pas beau à voir, les gens se barrent de leur créneaux, n'en ont rien à faire, bref on est un équipe et il faut quelqu'un pour la féderer. Ne vous en faites pas, ces deux points vont de pair en général.
3. Quelqu'un qui connait du monde : BDE, BDA, ASINT, vieux ou non. Le respo soirée doit pouvoir atteindre les personnes qui pèsent à l'INT en un minimum d'intermédiaires. C'est bien aussi si vous vous entendez bien avec les assos susceptibles de faire des prestas (Moov'INT, BStyle, INTv), les amis ça sert à ça (et ça vous évite de vous prendre un devis à 4 chiffres)
4. Une personne organisée (ou avec une TRÈS TRÈS bonne mémoire, non sérieusement il faut une personne organisée)
5. Quelqu'un avec la tête froide, un peu têtu, il faut qu'il puisse imposer sa volonté aux autres acteurs de la soirée, mais aussi qu'il soit à l'écoute des projets proposés par les autres (quand ils sont proposés par les autres ). Et avec des épaules, s'agirait pas de s'enfuir la veille de la soirée.
6. Ah, et s'il peut être 1B ou prêt à faire 2B, c'est un plus (la soirée, ça prend du temps, BEAUCOUP de temps).

Pour nous, la soirée nous a été présentée lors d'une réunion projet classique, et un 2A nous a dit : “J'ai besoin d'un 1A pour préparer la prochaine réunion projet soirée”. Je suis quasiment devenu respo soirée comme ça. On m'a dit : potasse le wiki, Thibault a fait un guide. Ce guide et le mien j'espère, va vous sauver la vie. Et vous vous retrouverez peut-être un jour dans ma position à galérer sans savoir quoi écrire sur sa page car votre prédecesseur a fait tout le boulot.

Et il faut dire que la soirée MiNET envoie du rêve. J'espère que la StarGate est encore là pour vous le rappeler, peut-être avez vous aussi vu le bar BPM et, si on a pas été trop nuls, vous avez surement le plus beau faux plafond de l'INT.

Le plus flippant quand tu es respo soirée, c'est quand ton prédécesseur un peu arrosé te dit “Moi j'ai un 17A qui est venu, qui m'a dit que ma soirée était la meilleure qu'il ait jamais vue. J'étais en larmes” (J'ai raccourci une bonne partie, je suis resté bloqué sur 17A, j'ai pas trop suivi après). Et toi, petit 1A, tu flippes.

Si les 1A avec lesquels on a bossé pour la soirée ont pas fait trop de merde, ils ont du coacher vos 2A, ou alors ils sont encore au local. Où alors c'est moi qui suit passé les secouer. Toujours est-il que les vieux ont du vous expliquer pas mal de trucs, et aussi, les pages que nous faisons sont là pour ça.

Ne vous en faites pas si les autres assos vous prennent de haut. En général, quand elles voient le résultat, elles admettent que vous avez bien bossé. N'hésitez pas à recruter les meilleurs, on ne fait pas la meilleure soirée de l'INT avec un bureau de 5 personnes qui ne savent pas faire une tenture ou tenir un créneau.

Vous allez faire quoi de votre soirée ? Vous voulez reprendre un vieux thème et faire mieux (non ce n'est pas un défi) ? Moi j'aime bien dire que vous allez raconter une histoire avec votre soirée. Mais après vous pouvez faire une soirée 9gag ou Reddit qui part dans tous les sens. C'est comme vous voulez.

Par contre, rappelez vous que vous êtes à MiNET, et qu'on a en général un background en commun : les univers geek. Pas trop geek non plus, si on fait une soirée à thème sur “The IT Crowd”, on perd 90% de l'INT.

Votre but est d'impliquer tout le monde, mais sans faire comme tout le monde, faire preuve d'originalité quoi

Faites du brainstorming, hyper important, et ensuite du framadate (ou STUdS ou doodle), une fois, deux fois, trois fois. Le but est qu'une fois votre thème arrété, il ne change pas ! Prenez votre temps, soignez votre thème, il va conditionner l'ambiance de la soirée. On a mis un bout de temps à se décider, mais avec la sortie de Star Wars, on a voulu faire une soirée Star Wars, mais c'était trop restrictif, donc on a fait l'ESPACE. Le titre de la soirée a été plus compliqué mais après plusieurs mois de délibérations, le titre FLY ME TO THE MOON a été arrété (juste après la toussain, oui bon on était en retard mais les détails du nom exact étaient pas si importants, le but c'était le thème )

Foyer/Forum, le grand débat, on aurait bien fait notre soirée sur la Lune mais le devis de T'Space était trop élevé et ils auraient pas pu tenir les délais

Je ne vais pas vous lister le pour et le contre de l'un ou de l'autre, disons que l'adm s'est montré très récalcitrante vis à vis des soirées aux forum notre année (peut-être aurez-vous la chance de voir une soirée de Noël au forum en 1A, vous) Donc on a arrété le foyer, ce n'est qu'une raison mais on ne pouvait pas prouver Pandore (notre BDE) de leur soirée de Noël (et deux soirées au forum à deux semaines d'intervalle, ça passait pas, on a même pas demandé).

Petit Conseil

Les gens de l'ADM, surtout Niga, ont un peu sacralisé la soirée de Noël, on nous a sorti des “5h c'est pour Noël car c'est une exception”, ou des “c'est une fois par an” ou des “vous n'avez pas l'habitude” (celle là peut-être vraie, mais on s'en fout de leurs excuses à la con).

NE VOUS LAISSEZ PAS FAIRE ! Le fait de faire une soirée aussi exceptionnelle, tant au niveau de la qualité que de la périodicité, vous permet de poser les couilles (ou les ovaires) sur la table. Si on s'impose un tel rythme, c'est parce qu'on attend d'eux qu'ils ne nous emmerde pas à la fin. Niga nous a embêté avec les extés, et on l'a harcelée jusqu'à ce qu'elle nous dise qu'on verra avec le chef de la sécurité. Elle a dit que finir plus tard n'arrangeait pas au niveau des bénévoles, on lui a rappelé que MiNET était organisateur bénévoles, que les personnes qui aident étaient libres de filer un coup de main, et que les techniciens Maisel qui sont de garde étaient d'accord. Et devinez quoi, on verra avec le chef de la sécurité.

Préparez votre liste d'argument, visez très haut, vous allez voir que les choses que vous voulez sont à votre portée : Demander 400 extés max pour négocier 200, 1000 personnes pour négocier 900, 5h pour avoir 4h30. Et souvenez vous ! C'est VOTRE soirée !